אתם רוצים להיכנס למכירות באינטרנט? עומדים לשלח מוצרים וסחורה ללקוחות שלכם? איך תארזו נכון ואיך תשלטו במשלוח שלכם, כך שיגיע בשלום ליעדו או ללקוח?
חלק גדול מאוד מהמסחר האלקטרוני שנעשה באינטרנט מצריך שילוח מהיר של סחורות ופריטים ושימוש שיטתי בחברות שליחויות.
רבים מדמיינים לעצמם שחברות שליחויות בנויות או מבוססות על אוסף שליחים על וספות, אבל היום, לחברות משלוחים ושליחויות גדולות שעובדות נכון יש מערך שילוח מקצועי, שונה לחלוטין מהתדמית הזו.
חברות שליחויות ומשלוחים מודרניות מעסיקה מגוון שלם של שליחים וכלי רכב ויש להן מערך מעקב אחרי המשלוח, אחרי מיקומו וזמן ההגעה שלו.
כדי לשמור על המשלוח שלכם, וכדי שתוכלו להבטיח שיגיע שלם ובזמן ליעדו, חילקנו עבורכם את תהליך השילוח לשניים:
- החלק שתלוי בכם – מזמיני המשלוח
- החלק שתלוי בחברת השליחויות
שלב האריזה והזמנת המשלוח
לכל חברת משלוחים יש הנהלים שלה לגבי משלוחים, הזמנת משלוחים ואריזה, אבל הכללים הבאים הם כללים בסיסיים ולא חשוב מי תהיה חברת המשלוחים שתעבדו מולה.
פרטי הלקוח או היעד
חשוב מאוד שבכל הזמנה יהיו מפורטים ככל האפשר פרטי הלקוח או הנמען למשלוח.
- שם מלא, כתובת, מספר דירה וטלפונים – לפחות נייד – הם הפרטים המינימאליים שנדרשים מכם.
- בנוסף, ציינו אם מדובר בכתובת מגורים או כתובת עסקית ולמי או היכן ניתן להשאיר את השליחות במידה והנמען לא נמצא ביעד: ארון חשמל, תיבת דואר וכדומה.
קחו בחשבון שבמידה ואתם מאפשרים לחברת השליחויות לוותר על חתימה או אישור קבלה, אתם מסירים ממנה לא מעט מהאחריות שלה למשלוח.
למה חשוב טלפון נייד של הנמען?
- יש חברות שליחויות שמאפשרות לנמען לתאם זמן קבלת שליחות. אחרות מתקשרות ללקוח או שולחות לו הודעות SMS כדי להתריע על משלוח שעומד להגיע ומבקשות לתאם איתו הגעה בצורות שונות.
- רוב השליחים גם נוהגים להתקשר לנמען לפני שהם יוצאים אליו לדרכם, כדי לוודא שהוא יהיה במקום.
האריזה
צאו מתוך הנחה שגם אם כתבתם "שביר" על המשלוח שלכם, תאונות עלולות לקרות.
חשוב מאוד שתארזו כל פריט כאילו הוא עומד לטוס לירח ואת תסמכו על האריזה המקורית של היצרן. למה?
כיון שכאשר היצרן שולח את המוצרים שלו, הם ארוזים עם מוצרים נוספים או קופסאות מאסטר שמגנים זה על זה.
כאשר אתם שולחים מוצר בודד, הוא "לבד בשטח". כדי שהאריזה תגיע במצב טוב – וללקוח חשוב מראה העיניים, בסיטואציה הזו – ארזו את המוצר בשכבת הגנה ראויה.
- ודאו תמיד שכתובת ויעד המשלוח מצוינים על המוצר או על גבי האריזה בצורה שהשניים לא יופרדו בטעות.
- ציינו אצלכם באיזו שעה יצא המשלוח ומתי הוא אמור להגיע ליעדו – לצורך מעקב.
- הודיעו ללקוח שהמשלוח בדרך.
החלק שתלוי בחברת השליחויות: מה קורה אחרי שהמשלוח יצא?
כדי שההסכם שלכם עם חברת השליחויות יהיה ברור, כדאי שתבינו מחברת השליחויות או המשלוחים מה עובר על המשלוח שלכם עד שהוא מגיע ליעד שלו.
בלי קשר, יש היום מערכי שליחויות ממוחשבים (מערכות לוגיסטיקה) שמאפשרים לדעת איפה נמצא פריט מסוים בכל שלב ושלב.
- לעיתים אתם גם יכולים להתממשק למערכים האלה, די בדומה לאופן שבו לקוחות הדואר מבצעים מעקב אחרי פריטים שהם שלחו בדואר רשום.
- אם מדובר במשלוח רגיל, הרי שלאחר שהמשלוח שלכם נאסף על ידי חברת השליחויות, יש להניח שהוא יגיע למחסן שלה.
- במקום הזה הוא יתקבל למשלוח, יוקלדו הפרטים שלו והוא יוזן למערכת.
- המשלוח 'יחובר' לסיבוב של שליח מסוים או של רכב שליחויות שיוצא לסדרת משלוחים באזור מוגדר.
- חברות השליחויות מבצעות 'טורים' (סבבים) של שליחויות לאזורים מסוימים רק בימים מוגדרים. זו הסיבה שבגללה משלוחים מסוג היום להיום יקרים יותר: מדובר בשליחויות שנעשות מחוץ לסבב הקבוע.
מכאן ואילך, חברת השליחויות עשויה להודיע ללקוח שהמשלוח נמצא בדרכו אליו, לתאם הגעה או שלא, גם בהתאם לחוזה ביניכם.
לאחר מסירת המשלוח, תקבלו לרוב דיווח מהמערכת ואישור על כך שהמשלוח נמסר, כולל זמן מסירה ושם מקבל המשלוח.
לסיכום: כדי להבטיח שהמשלוח שלכם יגיע שלם ובזמן, ציינו תמיד פרטי נמען מלאים וארזו את הפריט בצורה הטובה ביותר. הכירו את נהלי חברת המשלוחים ואת העובדים בה, כדי שתוכלו גם אתם להעניק שירות לקוחות מעולה.
